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Melhorar a visibilidade na gestão interna de compras e licitações

DESAFIO :

Melhorar a visibilidade na gestão interna de compras e licitações

Descrição do Desafio

O Centro de Licitações (CLic) do Corpo de Bombeiro Militar de Santa Catarina (CBMSC) é responsável por executar a compra dos itens destinados para toda a corporação. Esses itens vão desde itens básicos como alimentação até itens mais específicos, como uma ambulância.
O fluxo de licitação pode iniciar de duas formas: quando uma área interna do CBMSC solicita ou pelo próprio Centro de Licitações, com base no planejamento estratégico. Por ser um órgão público, há também a possibilidade do CBMSC participar no processo de compras em conjunto com outros órgãos.
No primeiro fluxo, a área demandante solicita o item a ser comprado e, com base na categoria do item, o CLic encaminha o modelo de termo de referência adequado para ser preenchido. Para cada pedido, o CLic aplica um checklist com cerca de 150 etapas e, em alguns casos, consulta outras áreas para detalhar os requisitos técnicos.
Com base nessas informações, dependendo da origem da demanda, o CLic realiza uma pesquisa mercadológica (histórico de compras, base de preços do Governo e cotações com fornecedores), elabora todos os procedimentos vinculados à fase interna da licitação, quais sejam: encaminhamento de minuta de edital e demais documentos que subsidiaram o processo para fins de análise da Procuradoria Geral do Estado, analisar via Sistema de Gestão de Processos Eletrônicos (SGPE). Caso seja aprovado, o documento é ratificado e, então, são procedidas as demais etapas do processo, as quais irão variar com o objeto (e também o valor) a ser adquirido.
No ano passado, cerca de 200 processos foram realizados, sendo que cada um leva aproximadamente 60 dias (a contar da data de chegada da demanda ao CLic).
Hoje, toda a comunicação entre a área demandante e o CLic é realizada por e-mail, o que dificulta a gestão do conhecimento. Para fazer a gestão interna dos processos, o CLic utiliza a ferramenta Trello, porém ela é limitada e não fornece uma boa visibilidade para os superiores, exigindo que o CLic despenda tempo gerando relatórios e respondendo o status dos processos.
Visto que muitas etapas são realizadas de forma manual, o CLic não consegue ter previsibilidade. Por exemplo, planejar compras em lotes maiores para itens com maior demanda ou evitar volatilidade do mercado.

Necessidade

Uma solução para gestão interna dos processos vinculados ao Centro de Licitações do CBMSC que contemple desde o pedido pela área demandante até a efetuação da compra (o que exigiria uma integração com o SGPE). Além disso, o CLic deseja atuar mais estrategicamente, planejando melhor as compras. Para isso, a solução também deve possuir uma inteligência para facilitar a pesquisa de mercado que se integre às bases de preços do Governo.

STATUS :

Encerrado