Hoje o intuído é mostrar uma metodologia antiga, porém muito eficiente no controle da qualidade de seus processos e projetos, mostrando uma parte mais teórica e depois, uma pequena aplicação prática do PDCA.

PDCA ou também conhecido como ciclo de Shewhart, consiste em realizar 4 etapas de forma cíclica e contínua: planejar (Plan), Executar (Do), Checar (Check) e agir (Act). Essa simples metodologia irá ajudar a se organizar, a manter uma qualidade, e reduzir desperdícios de tempo, dinheiro e matéria prima.

Vamos iniciar com o planejamento (Plan), essa é a hora fazer um bom mapeamento dos problemas, analisar os processos necessários para realizar as ações, planejar as tarefas, orçar horas e fazer um brainstorm. Essa é a parte onde você deve gastar mais tempo, um bom planejamento irá evitar muito retrabalho e gastos futuros, então planeje com muita atenção e cuidado.

Com o planejamento pronto, já temos um plano de ação, assim, está na hora de executar (DO). Distribuir as tarefas, ensinar os demais envolvidos no projeto a criar uma cultura de execução, colher feedback no momento da execução e gerar um relatório com pontos positivos e negativos.

A próxima etapa é a checagem (Check). Analisar de forma bem criteriosa o que foi feito, os resultados dos feedbacks, comparar os resultados com os ciclos anteriores e validar se tudo que foi planejado foi executado.

Agora, no fim desse ciclo, é hora de agir (Act). É o momento de separar o joio do trigo, o que deu certo, vamos padronizar e compartilhar, o que não deu, vamos refletir e analisar os erros e o que pode ser feito para melhorar, gire mais uma vez a roda do PDCA.

Essa é a teoria, mas e a prática?

Vamos dizer que estamos criando um evento de inovação e tecnologia, um hackathon voltado para a Administração Pública.

Vamos projetar (Plan) esse evento. Do que ele precisa? Quem é o público alvo? Como eu atraio participantes? Quem preciso para realizar esse evento?  Levantando essas dúvidas e fazendo um brainstorm com a equipe, tenho um planejamento, por exemplo, meu hackathon vai ser feito em um dia, os participantes vão ter que apresentar uma melhora no almoxarifado das instituições públicas e vou oferecer uma premiação “X” (boa) para quem ganhar a competição, além disso terei um mentor para me auxiliar.

Temos aqui um projeto, se estiver satisfeito, vamos para a execução (Do).

Agora a equipe se dividiu para juntar a premiação, achar um local para realizar o evento, procurar mentores e assim por diante, então vou colhendo feedback da equipe e vendo o que está dando certo e anotando… 

Chegou o dia do evento: pessoal chegando, evento rolando normalmente e você percebe que só tinha contratado um mentor! Porém, pela premiação ser boa, o evento atraiu muitas equipes e sobrecarregou o mentor. Anoto isso e converso com os participantes para informar que a premiação é boa, mas que falta mentores… Outros colegas dizem outros pontos que precisam ser melhorados, tudo isso você anota. 

Acabou o evento, é hora de checar (Check) tudo que foi feito. O evento aconteceu? Foi bem sucedido? Atingiu o seu propósito? Foi melhor que o evento anetrior? Se deu tudo certo então é hora de agir (Act).

O que deu certo? 

A premiação foi boa e atraiu muitos competidores, então vamos padronizá-la para os próximos eventos.

O que deu errado?

Faltaram mentores e alguns insumos. Então no próximo ciclo, vamos procurar mais mentores e parcerias para fornecer os insumos necessários.

Assim no próximo evento já terei os dados e uma ação para ter um melhor planejamento futuro.

Essa metodologia é uma melhoria contínua, então temos que fazer e refazer várias vezes, assim, não prevemos um fim para ela, vamos reciclando e melhorando nossos projetos, processos e até mesmo nossas ações a cada ciclo. Evoluímos como profissionais, como indivíduo, deixando nossos planejamentos cada vez com menos arestas.