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Cinco mitos e três fatos sobre o método ágil de gestão

Será que o tempo está mesmo passando mais rápido? Acho melhor deixar essa discussão para físicos e filósofos, pois nós, os meros mortais, não temos como explicar o motivo pelo qual os dias parecem mais curtos e a razão de quase não termos paciência para conversas longas, ao passo de ser necessário ser criado um modo de acelerar os áudios em redes sociais.

Uma coisa, contudo, dá para afirmar, temos muito mais informações do que nossos pais tinham na época deles. A revolução tecnológica do século XX nos pegou de um jeito que as coisas ficam velhas muito cedo, os produtos ficam obsoletos em poucas semanas e até aquele iPhone novo que comprei financiado, estará fora de moda antes da quitação da parcela final.

Em um ambiente V.U.C.A. (volátil, incerto, complexo e ambíguo), o tempo é muito importante, afinal as mudanças ocorrem o tempo todo e de maneira inesperada, forçando adaptações que colocam qualquer plano em xeque. Já diz a famosa “Lei de Murphy” que “não há planejamento que resista ao primeiro contato com o inimigo”. É justamente por conta desses novos tempos, de incertezas e mudanças, que o velho planejamento acabou perdendo espaço para as chamadas metodologias ágeis de gestão, com sua flexibilidade e, principalmente, possibilidade de replanejamento a partir das experiências adquiridas durante o próprio processo.

Diante disso, podemos propor que aquele modelo de planejamento estratégico tradicional, em cascata, com prazos longos, gráficos de desempenho e processos bem definidos já não é mais adequado para todas as atividades, muito embora não signifique que precise ser deixado de lado, ainda mais no famigerado mundo da gestão pública, burocrática e cheia de regras.

De maneira geral, no dia a dia, o gestor público lida com a gestão de diversos projetos, com a resolução de problemas ou com a necessidade de implementação de serviços necessários e, muitas vezes, urgentes. Para esse tipo de situação, é muito mais útil e prático, um modelo de gestão mais enxuto, rápido e que traga resultados visíveis em pouco tempo, sem todo o rigor dos processos tradicionais. Pensando nesse tipo de situação é que se desenvolveu, no início dos anos 2000, o chamado “manifesto ágil” que definiu alguns princípios que orientavam o desenvolvimento de softwares, mas que aos poucos foi incorporado à gestão de quaisquer projetos e, ainda, para os processos de gestão em geral.

Esse manifesto estabeleceu quatro valores, que poderão ser mais bem trabalhados em outro texto, pois estão atrelados a outros doze princípios que fundamentam toda a estruturação de um modelo ágil de gestão.

Voltando a falar na necessidade de resolução rápida de problemas, esse modelo que se passou a adotar e que valoriza o resultado acima de processos, tem feito com que muitas organizações passassem a obter melhor desempenho na entrega de seus produtos e serviços, em menos tempo e com menos falhas.

E na gestão pública é possível implementar um modelo ágil de gestão? Acredito que sim, muito embora os gargalos do sistema dificultem qualquer ação que envolva agilidade, rapidez e eficácia, para a maioria das ações, é possível sim, substituir os modelos em cascata, tradicionais, por um novo modelo mais ágil.

Quando se propõe um modelo ágil, é comum que os gestores e colaboradores coloquem alguns obstáculos que tornam a missão mais difícil. Dentre esses obstáculos existem cinco mitos que costumam ser levantados.

  1. Modelos ágeis não prezam por registros e documentação – esse mito se deve a fama dos processos de desenvolvimento que eram realizados de maneira menos formal, com a participação de diversas pessoas em um ambiente menos “sisudo”, com quadros, post-its, setas e mapas mentais, sem o rigor dos gráficos e diagramas tradicionais. Na verdade, o modelo ágil não difere do modelo tradicional quando se refere à necessidade de registros das etapas, até mesmo porque um processo de melhoria contínua e de avaliação constante só pode ser realizado se todos os envolvidos tiverem pleno conhecimento do “todo” e isso só é possível se as etapas estiverem devidamente registradas;

  2. Modelo ágil não requer planejamento – aqui é possível verificar um grande equívoco, pois o planejamento é fundamental para o desenvolvimento de qualquer projeto. Contudo, a diferença é que no ágil, o plano é cumprido e não seguido, o que significa que, muito embora se saiba aonde se quer chegar, o caminho pode ser alterado conforme as dificuldades forem surgindo, pois é necessário adaptar-se rápido caso haja alguma alteração que exija uma mudança de direção, afinal, em projetos públicos, qualquer situação pode modificar o cenário exigindo uma flexibilidade muito grande e uma igualmente grande capacidade de resposta;

  3. Modelo ágil é a solução para todos os problemas – no serviço público existem situações em que é necessária a implementação de um modelo de gestão mais complexo, projetos de longo prazo cujas etapas precisam ser cumpridas e não dependem exclusivamente da equipe de trabalho, ou que dependam de mudanças legislativas, são exemplos dessas situações. Imaginemos, por exemplo, a construção de uma represa, ela depende de licitações, autorizações ambientais, liberação de recursos para indenizações, recomposições por conta dos danos ambientais, enfim, uma série de etapas que precisam ser cumpridas antes de iniciar outras. Nesse caso, a gestão ágil pode não ser considerada adequada para todo o projeto, mas pode ser perfeitamente implementada para a execução de etapas que dependam exclusivamente da equipe, ou seja, para gerenciar projetos dentro do projeto principal.

  4. Modelo ágil não precisa comprovar benefícios – ao contrário, a gestão ágil exige que entregas sejam feitas no decorrer do processo, ou seja, o resultado final se caracterizará pela soma de resultados parciais que servem para testar e aperfeiçoar o produto durante a sua realização. Os benefícios são demonstrados durante a construção do trabalho de forma a possibilitar rápidas adequações e, quem sabe, aprimorar ainda mais o produto final, vindo a surpreender o usuário com algo acima das expectativas.

  5. Modelo ágil serve apenas para projetos de T.I. – mais um mito que precisa ser derrubado. Muito embora tenha surgido para projetos tecnológicos, o método serve para qualquer área, o que importa é verificar se o tipo de projeto possibilita uma metodologia ágil, pois como já foi tratado, existem projetos que demandam um maior esforço por depender de outras pessoas ou instituições, e, nesse caso, o modelo ágil serve especialmente para gerenciar projetos dentro do principal, a fim de agilizar o que está ao alcance da própria equipe de trabalho.

Como vimos, há uma série de mitos que precisam ser superados para possibilitar a implementação de um modelo ágil de gestão, mas acima de tudo, em um processo de convencimento é muito importante ressaltar três fatos que tornam o “ágil” viável para uma organização, vejamos então:

  1. O modelo ágil é centrado nas pessoas – isso significa que o mais importante é valorizar as pessoas, tanto aquelas que serão beneficiadas pelo produto resultado do projeto, quanto à equipe de trabalho. O que resolve problemas são as pessoas e não os processos, a interação pessoal é que vai trazer solução para os problemas e o cliente é quem vai definir o sucesso ou fracasso do resultado. Portanto, uma equipe de trabalho comprometida com o resultado é muito mais valiosa do que uma documentação bem feita, pois a qualquer necessidade de adaptação, são as pessoas que farão a diferença, por melhor que seja o planejamento;

  2. O modelo ágil requer colaboração – uma equipe de projetos ágeis é composta por pessoas com conhecimentos diversos, especialistas em várias áreas, porém, não se pode limitar o trabalho à especialidade de cada um, todos tem obrigação de colaborar para o sucesso do projeto e todos, portanto, tem voz e vez para propor, criticar, demonstrar falhas e apresentar soluções, independentemente do seu conhecimento. Ninguém é melhor do que ninguém, todos devem ter a liberdade necessária para contribuir sinceramente para que o resultado seja alcançado e até superado.

  3. O modelo ágil requer adaptação – talvez essa seja a maior verdade, pois em uma sociedade volátil como a atual, o que hoje é verdade amanhã pode estar superado, por isso que é preciso estar atento às mudanças e preparado para mudar também, adaptando-se a uma nova necessidade que se apresente, deixando de lado conceitos pré-concebidos e aventurando-se no novo, de forma a proporcionar uma constante atualização.

Pois é, muito se fala em modelos ágeis, em ferramentas de gestão modernas e muito se fala em como isso pode não ser aplicável na gestão pública. Como vimos, é tudo uma questão de posicionamento diante do desafio. É preciso adaptar-se aos novos tempos, analisar as mudanças e aproveitar a oportunidade de mudar, de inovar, de fazer diferente, de maneira rápida e com resultados positivos. Não se pode mais ficar preso a conceitos que não cabem mais no mundo em que vivemos. É preciso ousar a fazer o diferente e não usar as dificuldades como obstáculos intransponíveis.

O modelo ágil de gestão foi o responsável pelo sucesso de muitas empresas que hoje são referências em gestão, por que então não buscamos inspiração nessas empresas e ousamos implementar em nossas organizações?

O desafio está lançado, cabe a nós aceitá-lo ou não!

Jailson Aurelio Franzen

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