Artigo 02 – Muito do que você precisa saber para gerenciar videoconferências que ainda não te contaram

Artigo 02 – Muito do que você precisa saber para gerenciar videoconferências que ainda não te contaram

Muito do que você precisa saber para gerenciar videoconferências que ainda não te contaram

Estreio minha coluna no Nidus, com um tema que está mais do que em voga e muito além de ser passageiro – videoconferências. As agora populares ferramentas de encontro virtual serão uma realidade no pós crise do COVID-19 e certamente acompanharão as rotinas de trabalho, independentemente de isolamentos ou restrições sociais. Nada melhor, portanto, do que utilizá-las da melhor forma possível.

Muito já se escreveu sobre regras de comportamento e etiqueta em reuniões virtuais,  como: olhar para a câmera, desligar o microfone quando não estiver sendo utilizado ou pedir a fala no chat ou nos botões para tal (tem até aceninho de mão!). O que não lhe falam é o que está por trás disso tudo, como por exemplo: a gestão de uma sala, envio de convites, do link, testes e outros pormenores que veremos ao longo do artigo.

Avanço, portanto, na chamada do texto, com muito do que você precisa saber sobre essa gestão que ainda não lhe contaram:

Melhor opção disponível

Tudo começa pela escolha do aplicativo para a gestão de sua videoconferência. E são tantos.. Google Meet, Zoom, Microsoft Teams, Webex, Skype, Whatsapp e outros. Eu, como jogador de tabuleiros, gosto da máxima “melhor opção disponível” na tomada de decisões e nessa, não deve ser diferente.

A melhor escolha deverá levar em consideração o aplicativo que você conhece/usa e tem mais familiaridade, o mais usual para terceiros (convidados) e também o que você pode e quer pagar.

Ou seja, se você não entende muito de videoconferências, está sem tempo para estudar sobre o tema e seus convidados não são muito afeitos à tecnologia, faça sua reunião por vídeo chamada no whatsapp (que aceita até 08 pessoas) e voilà, problema resolvido! Se por acaso tem um email pago do google, na plataforma G-suite com todas as ferramentas premium, incluindo o hangouts meet, manda a ver nesse. No entanto se precisa fazer uma sala para 500 pessoas, aí precisa estudar e planejar com muito cuidado.

Os detalhes prévios fazem a diferença!

Pode parecer até ingenuidade criar um tópico desses, mas é muito importante que você definida o dia, horário de início e em especial o horário de término da reunião. Entrar em uma videoconferência sem saber do que se trata ou a hora que vai acabar, é algo realmente inconveniente. Portanto, você, como um convidante e gestor de sala, deve detalhar essas questões preliminarmente.

É também importante definir os participantes e avisá-los com antecedência, tanto para reserva de data, quanto para receber as confirmações e com isso prever a duração do encontro, pauta e até a possibilidade de adiamento, na ausência de pessoas-chave.

A segurança está no link

Podem me contestar, mas após muitas videoconferências nos mais diversos aplicativos, trago uma afirmação empírica: a segurança da sua reunião virtual está no link.  O que isso quer dizer? A não ser que a sua sala possua uma senha individual, que você conheça o rosto de todos os participantes e que ainda todos estejam com a webcam aberta, existe a chance real de ter um acesso indevido na sua videoconferência.

Com essa informação, uma das formas de minimizar o dano é restringir ao máximo o envio do link. Envie só para quem é de direito e com a menor antecedência o possível.  Se audiência é na quarta às 17h, porque enviar os detalhes no domingo? Você pode informar preliminarmente os detalhes e a plataforma e mandar o link horas antes.

Costumo enviar o endereço das reuniões virtuais no whatsapp pessoal do participante e com uma antecedência mínima, a partir de uma hora do início da reunião. Tem dado certo.

Outra sugestão é pedir para que todos mantenham a webcam aberta durante a videoconferência e fazer uma lista de presença em separado, dando um check em quem entra. É tranquilo fazer e conferir um “cara crachá” de reunião com 10 pessoas, mas em uma reunião com 50, a tarefa fica complexa.

Considere a reunião como pública

Sabendo das complexidades apontadas anteriormente, você deve tratar como pública toda reunião ampliada, fora do seu círculo profissional, com participantes que não conhece e/ou muitas pessoas na sala.

Isso significa deixar aquele comentário político pra lá, as opiniões pessoais acolá, fazer ajuste no discurso conforme seus interlocutores e é claro, ficar alinhado na cadeira e com a roupa adequada. A pessoa pode estar do outro lado do mundo, mas a oratória e apresentação pessoal são muito importantes tanto pessoal quanto virtualmente.

Esses cuidados todos servem tanto para você ter uma participação boa na reunião, quanto para não ser mal interpretado por determinado posicionamento fora de contexto. Sobre isso, o tópico abaixo traz mais apontamentos.

É melhor não gravar, mas…

..não é por isso que ninguém irá fazê-lo (ainda que indevidamente).

Muitas ferramentas de gestão de videoconferências possuem uma opção de gravação liberada ao gestor da sala. Quando a sala está sendo gravada, em geral aparece um alerta em algum canto da tela informando sobre isso, o famoso REC.

Isso aparenta, de início, ser uma solução ótima, em especial para ter o registro das falas, corrigir algum detalhe em ata ou ainda lembrar em momento oportuno o que foi debatido. No entanto, quando você grava a participação e falas de terceiros na videoconferência, eles poderiam pleitear algum direito de ter acesso ao vídeo gravado. Isso, de acordo com meu ponto de vista, pode trazer um risco enorme de recortes, edições e das falas serem publicizadas fora de contexto.

Imagine que alguma pessoa fale o seguinte: “Essas questões envolvendo corrupção são práticas contumazes e que vêm de tempos anteriores e se perpetuaram, inclusive hoje. No entanto eu não compactuo com qualquer uma delas e sou totalmente contrário a corrupção”. Se alguém mal intencionado recortar somente a primeira frase do discurso, poderá trazer prejuízos a quem falou.

Além disso, outro ponto chave é que não é porque você não grava, que ninguém esteja gravando a reunião. Isso pode ser feito de uma forma bem simples e tosca, como por exemplo, colocar um celular ao lado da mesa, fora de ângulo da webcam, a gravar a tela do

computador e o áudio da reunião.  Existem outras formas mais bem elaboradas para tal, então fica o registro de ter um cuidado especial com o que é falado em videoconferências para que não se tenha um uso indevido e fora de contexto.

A minha indicação, portanto, é de não gravar as reuniões, com muitas exceções, como os julgamentos, audiências públicas e outros, e principalmente, tratar as conversas como se fossem públicas e as tivessem gravando.

Na dúvida, mute.

Isso tem relação direta com a etiqueta das salas, mas por vezes é motivo de constrangimento para os participantes, em especial quando em posições hierárquicas diferentes. Como mutar o chefe, apesar do microfone dele estar vindo um retorno ou um barulho externo que atrapalha a reunião?

Sem melindre algum, mute. É melhor mutar e quem sabe até tirar da sala, para que videoconferência siga sem interferências de barulhos ou imagens indiscretas do que ficar tentando escutar com sons concorrentes, pelo receio de desagradar quem quer que seja.

 

Conclusão

A grande chamada deste artigo é para que os gestores, moderadores ou responsáveis pelas salas online tenham atitudes propositivas em seu gerenciamento, tanto no planejamento, quanto na realização, com uma pitada de alerta aos riscos envolvidos.

Se uma videoconferência está sobre sua gestão e acontecer qualquer problema de

conectividade, usabilidade, barulho, vazamento ou publicidade indevida, isso vai ser cobrado diretamente de você, portanto seja muito responsável e organizado quando da utilização desses serviços. Boa reunião!