A produtividade, tanto pessoal como profissional, é um tema que está sempre em alta, principalmente em tempos de home office, quando muitas vezes os assuntos de casa e do trabalho misturam-se, e a organização das tarefas é crucial para manter o foco. Aliás, a organização e a produtividade estão diretamente relacionadas, infelizmente não existe a possibilidade de ser produtivo sem um nível considerável de organização. Ambos são elementos que se completam e ao mesmo tempo são imprescindíveis na vida de um profissional de alto desempenho.

Atualmente somos bombardeados por diversos canais de comunicação e precisamos tempo para ler e processar todas as informações recebidas. Um artigo publicado pela Harvard Business Review[1] cita que 23% do tempo de trabalho de um empregado é utilizado para ler e escrever e-mails, sendo que esse empregado recebe, em média, 112 e-mails por dia. Considerando ainda Whatsapp, Telegram, Instagram e outros tantos, podemos dizer, com certeza, que esse percentual é muito maior. Impossível pensar que essa realidade digital não afeta nosso foco e nossa produtividade.

Pensando nesse contexto, resolvi compartilhar algumas dicas que utilizo para organizar e planejar as atividades do dia a dia, sempre pensando em manter o foco no que realmente interessa. A ideia é mostrar como a tecnologia pode nos ajudar a organizar as tarefas e economizar um precioso tempo de vida.

#1 – Trello é vida!

O Trello é uma ferramenta de gerenciamento de projetos, que incentiva as pessoas a trabalhar de forma mais colaborativa e consequentemente ter mais produtividade. É uma forma de organizar as atividades através de quadros, listas e cartões que se adaptam à diferentes contextos, caso você não conheça, clique aqui[2]. O fato é que o Trello, como qualquer outro software, exige a dedicação de algum tempo para conhecer e extrair o que a ferramenta pode oferecer de melhor. Aqui tentarei compartilhar alguns pontos que fazem dela tão útil na organização das atividades do dia a dia.

Embora nas próximas linhas destacarei os recursos existentes no Trello, outras ferramentas existentes no mercado são tão boas quanto. Certamente os recursos que serão citados podem ser utilizados facilmente em outros softwares também.

#2 – Cada coisa no seu lugar

Com uma lógica bem simplista, o Trello é organizado em listas e cards, que estão contidos em quadros. Cada lista pode representar uma etapa de um processo e um card pode representar uma atividade. A ideia é que esse card navegue entre as listas à medida que um processo avance. Esse mecanismo foi inspirado no método Kanban, que é uma estratégia para organizar o fluxo de trabalho, com o objetivo de entregar mais valor e reduzir os gargalos de um processo, caso não conheça, clique aqui [3], pois vale a pena.

Existem no Trello vários modelos de quadros que podem ser utilizados para não partir do zero. O quadro que utilizo foi adaptado do modelo criado por Justin Gallagher, um dos fundadores do Trello, para baixá-lo clique aqui [4]. Esse modelo basicamente consiste em listas que representam o prazo que cada assunto exige e o nível de comprometimento que você tem com determinada tarefa. Atualmente o meu quadro está assim:

 

Hoje: Toda manhã, separo 15 minutos para organizar as tarefas que preciso concluir ainda no mesmo dia.

Amanhã: Aqui ficam todos os cards de tarefas que terei que resolver em breve.

Esta semana: Geralmente todo domingo a noite ou segunda-feira pela manhã, coloco as tarefas que comprometo-me em concluir na semana. Obviamente algumas coisas surgem no decorrer dos dias, isso é normal e precisa ser planejado também. A medida que a semana avança, esses cards de tarefa passam para a lista do Amanhã e para a lista do Hoje.

Aguardando: aqui ficam os cards de tarefa que não tem prazo definido ainda, mas precisam ficar no radar.

Caixa de entrada: esta lista eu explico detalhadamente na dica #3.

Feito: Todos os cards de tarefa concluídos são colocados aqui. Fica bem evidente a quantidade de tarefas que são realizadas. Um ótimo hábito é realizar periodicamente, a cada 15 dias por exemplo, uma retrospectiva dos cards desta lista, com o objetivo de analisar se as tarefas que você está investindo seu tempo, estão te ajudando a alcançar os seus objetivos maiores, caso não estejam, pode ser o momento de fazer mudanças na sua rotina. Depois desta retrospectiva, esvazie a lista e comece um novo ciclo.

Referências: esta lista funciona como uma forma de repositório de assuntos interessantes, como por exemplo: reportagens, cursos, links do Youtube, repos do Github e etc. Eventualmente esta lista é esvaziada também, mas atualmente está desta forma para mim:

 

#3 – O poder da estrelinha

O Trello possui um recurso muito interessante chamado Power-up, que é uma forma de dar um “up” nos seus quadros, utilizando aplicações desenvolvidas por empresas terceiras. Um Power-up muito útil é o Zapier, nele é possível realizar várias integrações com as aplicações mais famosas, como por exemplo, as aplicações do Google.

A nossa relação com a caixa de entrada de e-mails deve ser apenas de comunicação assíncrona, ou seja, evite verificar o seu e-mail com frequência. No meu caso, procuro checar a caixa de entrada no máximo duas vezes ao dia. Ao ler um e-mail, caso seja possível respondê-lo em até dois minutos, faça imediatamente, caso contrário, marque-o com uma estrela para tratá-lo posteriormente.

Aqui vai a dica, através do Zapier, crie uma integração com o seu provedor de e-mail, no exemplo utilizei o Gmail, para capturar todos os e-mails estrelados e criar automaticamente um card de tarefa na lista Caixa de Entrada do seu quadro no Trello, assim fica fácil para priorizar a demanda e respondê-la de acordo com a prioridade.

Percebam que todos os cards possuem no título um “E:” no início, assim fica fácil diferenciar que se trata de um e-mail.

 

 

#4 – Agenda inteligente

Ainda na linha dos Power-ups, outra opção interessante do próprio Zapier é a integração com a agenda do Google. É possível criar uma automação para ler todos os compromissos agendados nas próximas 24 horas e criar um card automaticamente na lista Amanhã. Assim será fácil visualizar os compromissos que estão próximos de acontecer.

Percebam que existe a letra “R:” na frente do título para identificar que se trata de uma reunião. Também é possível colocar a data e hora do compromisso para facilitar o seu planejamento.

 

 

 

#5 – O Repetidor

Caso você tenha tarefas que se repetem periodicamente, a melhor alternativa é automatizar o máximo possível para o compromisso não passar batido. O Trello possui um recurso muito interessante chamado Butler, com ele é possível automatizar várias tarefas manuais dentro do seu quadro. Por exemplo, é possível configurar um comando que cria automaticamente todo dia 15, um card no topo da lista Aguardando para lembrar de realizar uma atividade que precisa ser concluída nos próximos dias. Assim, fica fácil não esquecer de nada e planejar a atividade juntamente com as demais. A sintaxe para criar o comando é muito simples, veja o exemplo.

#6 – Não perca as metas de vista

Agora se você, assim como eu, tem várias demandas diárias do estilo “Apagar incêndio”, fica muito fácil esquecer quais são as nossas metas e o que é preciso fazer para alcançá-las. Obviamente cada organização ou cada pessoa tem sua realidade, mas ter no mínimo metas de curto e médio prazo, ajudam muito a balizar o trabalho diário.

Portanto, procure manter as metas sempre em evidência no seu quadro, antes de priorizar qualquer tarefa, tire alguns segundos para raciocinar se a mesma possui relação com seus objetivos maiores.

Caso você ou sua organização utilize um software para definir e acompanhar os objetivos, procure integrá-los ao seu quadro no Trello. No exemplo abaixo utilizei a integração com o Jira Software, sendo que todos os objetivos e resultados esperados definidos pela diretoria são associados à uma lista chamada Metas.

Concluindo…

Ainda existem muitos recursos e softwares para serem explorados, visto que, podemos dizer que para todas as necessidades existe um app, integração ou plug-in que, no mínimo, facilitará sua vida. Nesse momento em que cada vez mais o computador é uma ferramenta de trabalho indispensável, precisamos utilizar a tecnologia para trabalhar ao nosso favor. No final das contas o que importa é usar com sapiência o nosso recurso mais precioso, o tempo. Então explore, pesquise, copie, teste e adapte, ou seja, use a tecnologia sem dó.

 

Até a próxima!

 

[1] https://hbrbr.com.br/empresas-banindo-email/

[2] https://trello.com/

[3] https://blog.trello.com/br/metodo-kanban

[4] https://trello.com/templates/productivity/sistema-de-produtividade-pessoal-rQU1wksK